Postup ověřování listin vydaných nebo ověřených úřadem/orgánem ČR pro jejich použití v cizině


Má-li být v cizině uznána veřejná listina, kterou vydal nebo ověřil v rámci své pravomoci a působnosti orgán ČR, nebo která byla před ním podepsána (dále jen "listina"), je ve většině států třeba, aby tato listina byla opatřena vyšším ověřením příslušného orgánu státní správy ČR a následně superlegalizována zastupitelským úřadem státu, ve kterém má být listina použita. Výjimky z povinnosti superlegalizace vyplývají z mezinárodních smluv.

Vyšší ověření připojí k listině na žádost občana nejprve orgán státní správy nadřízený orgánu, který listinu vydal (např. ministerstvo spravedlnosti, ministerstvo školství, mládeže a tělovýchovy, ministerstvo zdravotnictví či ministerstvo obrany), popř. jiný instančně nadřízený orgán (např. městský úřad). Následně připojí své vyšší ověření na listinu referát legalizace konzulárního odboru MZV ČR. Nakonec listinu ověřuje zastupitelský úřad státu, ve kterém bude použita. Ověření na zastupitelském úřadě cizího státu se označuje jako  superlegalizace. Výjimka z povinnosti superlegalizace platí, pokud listina má být použita ve státě, se kterým má Česká republika uzavřenu příslušnou bilaterální smlouvu.

Je-li stát, kde bude listina použita, smluvní stranou Haagské úmluvy o zrušení požadavku ověřování cizích veřejných listin  ze dne 5. října 1961, provádí MZV konečné ověření listiny formou tzv. apostily, pokud je tato listina vydaná orgány státní správy nebo jinými orgány. U listin vydaných justičními orgány a listin vydaných nebo ověřených notáři provádí konečné ověření Ministerstvo spravedlnosti ČR. V tomto případě se listina již nepředkládá k superlegalizaci zastupitelskému úřadu státu, kde má být použita.

K nejčastěji ověřovaným listinám, které jsou legalizovány na referátu legalizace MZV patří:

1. Matriční doklady (rodný list, úmrtní list, oddací list) a vysvědčení o právní způsobilosti k uzavření manželství)

- rodný list vydaný příslušným matričním úřadem dle místa narození musí být předem ověřen úřadem s rozšířenou působností nebo krajským úřadem podle § 28 zákona č. 301/2000 Sb., o matrikách, jménu a příjmení a o změně některých souvisejících zákonů. Seznam těchto úřadů je stanoven vyhláškou Ministerstva vnitra ČR č. 388/2002 Sb., o stanovení správních obvodů obcí s pověřeným obecním úřadem a správních obvodů s rozšířenou působností (část druhá).
 
- oddací list vydaný příslušným matričním úřadem dle místa uzavření sňatku musí být předem ověřen úřadem s rozšířenou působností nebo krajským úřadem podle § 28 zákona č. 301/2000 Sb., o matrikách, jménu a příjmení a o změně některých souvisejících zákonů. Seznam těchto úřadů je stanoven vyhláškou Ministerstva vnitra ČR č. 388/2002 Sb., o stanovení správních obvodů obcí s pověřeným obecním úřadem a správních obvodů s rozšířenou působností (část druhá).

- úmrtní list vydaný příslušným matričním úřadem dle místa úmrtí musí být předem ověřen úřadem s rozšířenou působností nebo krajským úřadem podle § 28 zákona č. 301/2000 Sb., o matrikách, jménu a příjmení a o změně některých souvisejících zákonů. Seznam těchto úřadů je stanoven vyhláškou Ministerstva vnitra ČR č. 388/2002 Sb., o stanovení správních obvodů obcí s pověřeným obecním úřadem a správních obvodů s rozšířenou působností (část druhá).

- vysvědčení o právní způsobilosti k uzavření manželství vydané příslušným úřadem dle místa posledního trvalého bydliště musí být předem dle § 28 zákona č. 301/2000 Sb., o matrikách, jménu a příjmení a o změně některých souvisejících zákonů. ověřen vyšším správním úřadem. Seznam těchto úřadů je stanoven vyhláškou Ministerstva vnitra ČR č. 388/2002 Sb., o stanovení správních obvodů obcí s pověřeným obecním úřadem a správních obvodů s rozšířenou působností (část druhá). 
 

2. Doklady o studiu – originály nebo kopie studijních dokladů ověřené notářem či obecním úřadem musí být předem ověřeny na Ministerstvu školství, mládeže a tělovýchovy ČR.

3. Zdravotní doklady – musí být předem ověřeny Ministerstvem zdravotnictví ČR.

4. Rejstřík trestů – na základě žádosti výpisu z Rejstříku trestů vystaveného Rejstříkem trestů ČR je možné požádat na téže adrese o vystavení Potvrzení pro cizinu, které nahrazuje žádost o výpis z Rejstříku trestů. Vystavené Potvrzení opatří vyšším ověřením referát legalizace MZV bez dalšího předchozího ověření.

5. Obchodní listiny (faktury, osvědčení o původu zboží atd.) – musí být potvrzeny nebo vidimovány Hospodářskou komorou ČR.